Dienstreise: Das sollten Arbeitnehmer wissen

Wenn du während deines Studiums oder später im Berufsleben auf Dienstreise gehst, bedeutet das, dass du im Auftrag deines Arbeitgebers in eine andere Stadt oder ein anderes Land reist. Die Gründe dafür können vielseitig sein: Oft steckt dahinter ein angeordnetes Treffen mit Kunden. Eventuell sollst du aber auch Kollegen aus anderen Niederlassungen des Unternehmens aufsuchen oder an einer Tagung teilnehmen.

Doch was versteht man eigentlich unter einer Dienstreise und handelt es sich dabei in jedem Fall um Arbeitszeit? Diesen Fragen gehen wir im folgenden Artikel auf die Spur. Außerdem erfährst du hier, ob du eine Geschäftsreise auch ablehnen kannst oder nicht.

Was versteht man unter einer Dienstreise?

Von einer Dienst- oder Geschäftsreise spricht man, wenn diese aus beruflichen Gründen stattfindet. So reisen Arbeitnehmer zu Orten, die außerhalb ihrer regulären Arbeitsstelle liegen. Unterscheiden muss man das vom Dienstgang, um den es sich dann handelt, wenn ein auswärtiger Termin in derselben Stadt ansteht. Um die Planung und Durchführung einer Dienstreise zu erleichtern, gibt es zum Beispiel Tools, wie die Dienstreise App vom TravelPerk.

Mögliche Anlässe für Dienstreisen

Die Anlässe für Dienstreisen sind vielfältig. In der Regel geht es dabei um:

• Treffen mit Kunden oder Geschäftspartnern
• Meeting mit Kollegen an anderem Standort
• Teilnahme an Tagungen, Messen oder Events

Wie lange die Dienstreise dauert, kann dabei variieren. Während manche Arbeitnehmer einige Stunden oder Tage unterwegs sind, verreisen andere mehrere Wochen im Auftrag des Unternehmens, bei dem sie angestellt sind.

Ist eine Dienstreise immer Arbeitszeit?

Ob dir die Reisezeit vergütet wird, ist davon abhängig, ob diese als Arbeitszeit gewertet wird. Gehst du auf Dienstreise, kannst du das entweder mit dem Auto oder mit der Bahn, aber auch mit dem Bus oder Flugzeug tun. Laut Arbeitszeitgesetz ist mit Arbeitszeit ausschließlich der Zeitraum gemeint, den Arbeitnehmer damit beschäftigt sind, ihren im Arbeitsvertrag geregelten Tätigkeiten nachzugehen. Pausen und Wege zur oder von der Arbeit stellen hingegen keine Arbeitszeit dar.

Klar ist also, dass die vom Arbeitgeber vorgesehene Tätigkeit vor Ort auf Geschäftsreise unbedingt als Arbeitszeit zu werten ist. Das gilt insbesondere bei einer Tagung oder Besprechung. Was jedoch die restliche Zeit, einschließlich der Reisezeit, anbelangt, bleibt unklar, weil das Arbeitszeitgesetz dazu keine Bestimmungen vorsieht. Hier kommt es immer auf die individuelle Regelung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber an. Mehr dazu findet man im Arbeitsvertrag oder in der Dienstvereinbarung.

Beginn und Dauer der Dienstreise

Ort und Zeitpunkt der Dienstreise spielen besonders hinsichtlich der späteren Reisekostenabrechnung eine Rolle. Nur so können exakte Angaben zur Fahrtzeit und den Fahrtkosten gemacht werden. Letztere kann man sich später eventuell in der Kilometerpauschale erstatten lassen.

Abhängig ist der Beginn einer Dienstreise stets vom Ort, an dem man dazu aufbricht. Sofern du direkt von deinem Wohnort aus startest, beginnt deine Dienstreise dort. Beginnst du die Reise hingegen mit deinen Kollegen und Kolleginnen von deiner Arbeitsstätte aus, ist das der Beginn der Reise.

Vom europäischen Arbeitsrecht wird bislang weder eine Mindest- noch eine Höchstdauer für Dienst- oder Geschäftsreisen vorgesehen. Merken solltest du dir: Um eine Dienstreise handelt es sich dann, wenn keine Eingliederung in einen ausländischen Betrieb erfolgt. Unterliegst du als Arbeitnehmer/in hingegen den Weisungen des Zielbetriebs und findet eine Eingliederung in diesen statt, spricht man von einer Entsendung, die wiederum anderen gesetzlichen Regelungen unterliegt.

Welche Kosten tragen Arbeitgeber?

Sämtliche bei einer Dienstreise anfallenden Kosten, wie zum Beispiel Fahrt- und Reisekosten, müssen vom Arbeitgeber übernommen werden. Hierfür steht Reisenden eine sogenannte Verpflegungspauschale zu, die Ihnen neben dem normalen Gehalt gezahlt wird und durch die eine Versorgung mit Mahlzeiten, Lebensmitteln und Getränken während der Dienstreise abgedeckt wird.

Sollte dein Arbeitgeber keine Pauschale veranlassen, kannst du die durch eine Dienstreise entstehenden Kosten später in deiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Die Höhe der Pauschalbeträge ist im Fall der Verpflegungspauschale gesetzlich geregelt.

Reisekosten, die du in der Reisekostenabrechnung oder deiner Steuererklärung geltend machen kannst, sind zum Beispiel:

• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten, darunter Telefon- und Internetgebühren, Portokosten, Maut- und Parkgebühren sowie Trinkgeld

Kosten nachweisen: Das muss beachtet werden

Entscheidend ist, dass du als Reisende/r sämtliche Ausgaben auf deiner Dienstreise genau erfasst und entsprechende Belege aufbewahrst. Diese sind später beim Arbeitgeber oder dem Finanzamt vorzulegen und dienen der Kennzeichnung der Ausgaben als Betriebsausgaben. Das heißt, dass man als Arbeitnehmer/in mit einer Erstattung rechnen kann. Nicht durch Belege nachzuweisen sind hingegen Verpflegungskosten, weil deren Abgeltung über Pauschalbeträge erfolgt.

Sollten Belege, wie zum Beispiel die Hotelrechnung, nicht mehr auffindbar sein, kann man die entstandenen Kosten auch mithilfe eines Eigenbelegs nachweisen. Enthalten muss dieser die folgenden Angaben:

• Zahlungsempfänger
• Gezahlter Betrag
• Zahlungsdatum
• Zweck der Zahlung

Ist man als Mitarbeiter/in zur Dienstreise verpflichtet?

Arbeitgeber verfügen immer über ein Weisungs- und Direktionsrecht, was Ihnen die Erlaubnis erteilt, Mitarbeiter auf eine Dienstreise zu schicken. Wichtig ist nur, dass diese dem jeweiligen Arbeitsbereich des Arbeitgebers entspricht. Auch dann, wenn keine spezielle Vereinbarung im Arbeitsvertrag getroffen wurde, besteht das besagte Recht für den Arbeitgeber. In der Regel ist es jedoch üblich, dass Firmen und Betriebe eine entsprechende Vereinbarung im Arbeits- oder Tarifvertrag beziehungsweise der Betriebsvereinbarung aufnehmen.

Versicherung während der Dienstreise

Als Arbeitnehmer/in ist man über die gesetzliche Unfallversicherung des Arbeitgebers versichert. Tritt ein Arbeitsunfall ein, werden die Behandlungs- und Folgekosten von der Unfallversicherung gezahlt. Das gilt auch während einer Dienstreise. Arbeitest du während der Geschäftsreise, bist du weiterhin über deinen Arbeitgeber versichert.

Bedenke jedoch, dass dein Versicherungsschutz streng an die Ausübung deiner beruflichen Tätigkeit geknüpft ist. Das bedeutet: Organisierst du zwischendurch private Treffen mit Freunden, gehst einkaufen oder machst private Besorgungen, bist du in dieser Zeit nicht mehr über die gesetzliche Unfallversicherung versichert. Das bedeutet: Hast du außerhalb deiner Arbeitszeit einen Unfall, der auch nicht auf dem Weg von und zu deiner Arbeit stattgefunden hat, ist nicht von einem Arbeitsunfall, sondern von einem privaten Unfall die Rede. Für diesen zahlt deine Krankenkasse.

Das Fazit: Dienstreise gut organisieren und rechtlich absichern

Unter den Begriff Dienstreise fallen sämtliche berufsbezogene Reisen von Mitarbeitern, die außerhalb ihres regulären Arbeitsortes stattfinden. Mit eingeschlossen sind jeweils die An- und die Rückreise. Als typische Anlässe kommen Kundengespräche, Besprechungen oder Messebesuche infrage.

Im Normalfall werden die für die Dienstreise anfallenden Kosten vom Arbeitgeber mit einer Reisekostenabrechnung erstattet. Dazu existiert jedoch keine gesetzliche Pflicht. Kommt ein Arbeitgeber nicht für die Kosten auf, hast du als Angestellte/r die Möglichkeit, diese in deiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen.